Le contexte
Ce cabinet gérait le suivi de ses dossiers clients par e-mail et fichiers partagés, sans espace centralisé. Les clients devaient appeler ou écrire pour connaître l'avancement de leur dossier, ce qui générait un flux constant de sollicitations pour l'équipe.
La problématique
L'équipe passait une part importante de sa journée à répondre à des questions de suivi qui auraient pu être consultées en autonomie par le client. Les documents étaient parfois difficiles à retrouver, dispersés entre plusieurs boîtes e-mail.
La solution mise en place
Nous avons développé un portail web sécurisé où chaque client suit l'avancement de son dossier, consulte ses documents et échange par messagerie intégrée, avec une recherche assistée par IA qui retrouve rapidement l'information demandée. La facturation a également été centralisée dans le même espace.
Les résultats
- Réduction nette des appels et e-mails de suivi
- Documents centralisés et retrouvables en quelques secondes
- Un espace client disponible 24h/24
- Une équipe recentrée sur le traitement des dossiers plutôt que le suivi